免费商业发票模板：Word、Excel 和 PDF
习惯用文件填写？可以下载与生成器版式一致的空白商业发票模板：可打印的 PDF；Word 版有 A4 和 US Letter 两种纸张，Excel 版自动按数量 × 单价算金额，并合计货值、费用和总额。免费，无需注册，没有水印。模板是英文单据，与发给海外买家的单据一致。
Word（.docx），A4Word（.docx），US LetterExcel（.xlsx）空白 PDF，A4空白 PDF，US Letter
想先看填好的样子？打开示例商业发票（PDF）：宁波到汉堡的一票示例货物，由本生成器制作，HS 编码、重量和合计都已填好。
空白模板里只有方括号占位符，没有示例数据。需要逐行 HS 编码、自动合计、Logo 和 PDF 时，请直接用上面的生成器。
商业发票是做什么用的
商业发票（Commercial Invoice，常简称 CI）是按实际出货开具的发票。美国国际贸易管理局（ITA）把它称为出口商和买方之间的法律文件，也是海关计算关税时最主要的依据之一：出口报关要用，买方在进口国清关也要用，有时银行办理外汇也会看它。
它和形式发票不同。形式发票是发货前的预开发票，用来确认订单、付定金或开信用证；商业发票写的是实际发出的货：真实的数量、价格和成交条件。ITA 提到，少数国家规定了自己的发票格式，大多数国家接受出口商自己的发票，只要信息齐全。第一次发往新市场之前，先问清目的国的要求。
上面的生成器打开时是一份示例商业发票：4,000 件家居用品，CIF 汉堡。直接改，或新建空白；同一份数据还能出不带价格的装箱单。
商业发票要写哪些内容
海关会把发票和货物、装箱单、提单逐项核对，所以宁可完整一致，也不要求短。下面是大多数进口国都会看的内容，以及在生成器里对应的位置：
- 双方信息：卖方和买方的英文全称、完整地址；银行和报关行会逐字母核对名称。（卖方与买方）
- 发票号和日期、买方订单号：把发票和订单、信用证对应起来。（单据编号、开票日期、买方参考号、形式发票号）
- 逐项品名，连同唛头和编号：海关按品名归类，写得笼统就容易被问。（品名/描述、唛头）
- 每行的 HS 编码和原产国：ITA 提到发票上写 HS 编码能加快出口清关，也有助于进口清关；原产地会影响税率。（HS 编码、原产国）
- 数量、单价和金额，以成交币种表示：这是海关估价的基础。（数量、单位、单价、币种）
- 运费、保险费和其他费用分项列出：不同国家按各自的估价规则加减这些费用，不要只写一个总数。（运费、保险费、其他费用、折扣）
- 贸易术语和指定地点：说明价格包含哪些费用、在哪里交货。（贸易术语、指定地点/港口）
- 件数、重量和体积：方便和装箱单、提单对数。（每行的件数、净重、毛重、体积）
- 付款条件和签字声明：很多买家和银行要求签字盖章的发票。（付款条件、签名或公章）
生成器会在商业发票上印一行声明，说明发票内容真实、货物原产地如所列；不附带任何认证。有些目的国要求特定措辞的声明，可以写在备注里。
货物进口到美国时
美国海关法规 19 CFR § 141.86(a) 列明了商业发票必须包含的内容，概括起来是：入境口岸；成交的时间、地点和买卖双方；详细品名，包括货物和外包装上的唛头和编号；按出口国或美国计量单位表示的数量；每项货物以成交币种表示的购买价格；按名称和金额列出的各项费用，例如运费、保险费、佣金和包装费（已含在价格里的除外）；出口退税、补贴等；原产国；以及买方提供给生产商、未计入价格的模具、工装等“协助”。
同一条还有两点常被忽略：第 (d) 款要求发票及附件用英文，或附准确的英文译文；第 (e) 款要求发票写明每一件包装里装的是什么，这正是带箱号和唛头的装箱单的作用。
从形式发票转为商业发票
ITA 说，形式发票是买卖双方发货前谈判用的单据，之后会变成最终的商业发票。在 Quotepad 里这是同一份数据：打开形式发票，点“转为商业发票”，编号从 PI-2026-014 变成 CI-2026-014，形式发票号作为参考保留，发票日期改为今天，并加上声明。然后把出货时有变化的内容改准：实际装运数量、装运日期、唛头。点“装箱单”就能用同一份数据出装箱单。
常见错误
- 和其他单据对不上：件数、重量、品名要和装箱单、提单一致，不一致最容易引来海关查验，或在信用证交单时被判不符。
- 费用合成一个总数：运费和保险费要单独列出，方便海关按进口国的规则估价。
- 品名太笼统：“家居用品”无法归类，“500 毫升不锈钢保温瓶”才可以。
- 拿形式发票去清关：海关一般以商业发票为准，形式发票只在特定情况下被接受。
- 为了给买家省税而低报价格：申报价值必须是真实成交价，虚报可能被罚款甚至扣货。
常见问题
商业发票是什么？
商业发票是出口商按实际出货开给买方的发票。美国国际贸易管理局把它称为出口商和买方之间的法律文件，也是海关计算关税的主要依据之一，出口报关和进口清关都要用。
商业发票一定要写 HS 编码吗？
不是每个国家都强制，但美国国际贸易管理局提到，发票上写 HS 编码能加快出口清关，也有助于进口清关。建议每行都填；前 6 位国际通用，完整的进口国编码请买方的报关行确认。
商业发票必须用英文吗？
货物进口到美国时，19 CFR 141.86(d) 要求发票和附件用英文或附准确的英文译文。其他国家各有规定，请问买方的报关行。单据语言可以在“单据”里选；你填写的内容按原样打印。
商业发票和形式发票有什么区别？
形式发票在发货前开，用来确认订单、付定金、开信用证或申请进口许可；商业发票按实际出货开，海关以它为准。两者的逐项对比见英文指南 Pro forma vs commercial invoice。
怎样把形式发票转成商业发票？
打开形式发票，点“转为商业发票”：编号从 PI-2026-014 变成 CI-2026-014，形式发票号作为参考保留，发票日期改为今天，并加上一行声明。再把数量、唛头和日期改成实际出货的情况。
运费和保险费要单独列吗？
要。美国的规定把运费、保险费、佣金和包装费列为发票上必须分项写明的费用（已含在价格里的除外），其他国家的海关也会按自己的规则单独计算这些费用。
商业发票由谁签字？
由出口商签字。很多买家和银行要求签字盖章的发票，可以上传签名或公章扫描件，它会印在“For and on behalf of”签字线上方。生成器只印一行声明，不附任何认证；目的国要求特定措辞时，请写在备注里。
装箱单能用同一份数据出吗？
能。点“装箱单”，同样的货物会列出件数、净重、毛重、体积和唛头，不含价格，编号为 PL-2026-014。几种单据是同一份草稿，改一次重量，两份单据都会更新。
我的数据会上传吗？
不会。发票、已保存的草稿、Logo 和签名都只存在本设备的此浏览器中，PDF 也在你的设备上生成。网站只发送不含任何填写内容的匿名使用计数，可以在页脚关闭。
资料来源
- U.S. International Trade Administration, "Commercial Invoice", trade.gov/commercial-invoice（2026 年 10 月 29 日查阅，英文）。
- U.S. International Trade Administration, "Common Export Documents", trade.gov/common-export-documents（2026 年 10 月 29 日查阅，英文）。
- 19 CFR § 141.86（美国进口商业发票内容要求），Cornell Legal Information Institute, law.cornell.edu/cfr/text/19/141.86（2026 年 10 月 29 日查阅，英文）。
- International Chamber of Commerce, Incoterms® 2020；Incoterms® 是国际商会的注册商标。
本页为一般信息，不构成法律、税务或报关建议。进口国对商业发票的具体要求，请向买方的报关行确认。