免费形式发票模板：Word、Excel 和 PDF
习惯用文件填写？可以下载与生成器版式一致的空白形式发票模板：可打印的 PDF；Word 版有 A4 和 US Letter 两种纸张，Excel 版自动按数量 × 单价算金额，并合计货值、费用和总额。免费，无需注册，没有水印。模板是英文单据，与发给海外买家的单据一致。
Word（.docx），A4Word（.docx），US LetterExcel（.xlsx）空白 PDF，A4空白 PDF，US Letter
想先看填好的样子？打开示例形式发票（PDF）：宁波到汉堡的一票示例货物，由本生成器制作，HS 编码、重量和合计都已填好。
空白模板里只有方括号占位符，没有示例数据。需要逐行 HS 编码、自动合计、Logo 和 PDF 时，请直接用上面的生成器。
海外买家为什么要形式发票
国内贸易里，形式发票只是个客气的确认；出口贸易里，它往往要在买家所在国派上用场。美国国际贸易管理局列出了买家需要形式发票的几种情况：申请进口许可、安排装运前检验、开立信用证，以及申请购汇付款。经手的进口许可机构、检验公司和银行都不会和你直接沟通，只看单据本身，所以内容要完整，数字要对得上。
所以这个页面打开时就是一份形式发票：默认打印收款银行信息，标出所依据的报价单号，并留出买方确认签字栏。
一份形式发票要写什么
- 双方信息：卖方和买方的英文全称、地址、联系人，买方的订单号或参考号。
- 货物：品名和规格、HS 编码、原产国、数量和单位、单价和金额。
- 包装：件数、净重、毛重、体积，以及唛头或托盘说明。
- 贸易条件：Incoterms® 2020 术语和指定地点、运输方式、装运港和目的港、交货期或预计装运日期。
- 付款：付款条件，以及收款银行、SWIFT/BIC 和 IBAN 或账号。生成器会检查 SWIFT 格式和 IBAN 校验位。
- 有效期和确认：形式发票的有效期，买方签字确认栏，以及卖方签字盖章处。
从报价到出货：单据的先后顺序
- 报价单（Quotation）：回复询价，买家比价。
- 形式发票（Proforma Invoice）：买家确认后开具，买家签字回传，付定金或开信用证。
- 备货和订舱：按形式发票上的数量、包装和交期安排生产和运输。
- 商业发票和装箱单（Commercial Invoice、Packing List）：出货时按实际发货开具，用于清关和收尾款。
报价单可以在报价单生成器里做，买家确认后点“转为形式发票”，编号从 Q-2026-014 变成 PI-2026-014，原报价单号作为参考保留。出货时，在商业发票生成器和装箱单生成器里用同一份数据开具商业发票和装箱单。
买家开信用证时要注意什么
开证银行通常照着形式发票来写信用证。品名、数量、单价、总金额、贸易术语和指定地点、装运港和目的港、最迟装运日期，都要和你实际能做到的一致。拿到信用证草稿后，逐条和形式发票核对：金额和数量是否允许增减、能否分批装运和转运、要求哪些单据、交单期限是多久。发现做不到的条款，要在正式开证前请买家修改，开证后再改要付改证费，也会耽误出货。
常见付款方式怎么写
| 写法 | 含义 | 对卖方的风险 |
|---|---|---|
| 100% T/T in advance | 发货前收齐全款 | 最低，但买家接受度也最低 |
| 30% T/T deposit, 70% against copy of B/L | 下单付 30% 定金，凭提单副本付 70% 尾款 | 较低；正本提单在你手里，收到尾款再放单 |
| 30% T/T deposit, 70% before shipment | 定金 30%，出货前付清尾款 | 低；买家要先付款再看到货 |
| Irrevocable L/C at sight | 不可撤销即期信用证，单证相符即由银行付款 | 较低，前提是单据与信用证严格一致 |
| D/P at sight | 付款交单：买家付款后银行才交出单据 | 中等；买家可能不来赎单 |
| Net 30 days from B/L date | 赊销：提单日后 30 天付款 | 最高，只适合信得过的老客户，最好配合信用保险 |
生成器里的“付款条件”可以直接选这些英文写法，也可以自己改。英文写法会原样印在单据上，买家和银行都看得懂。
常见问题
形式发票和商业发票有什么区别？
形式发票（Proforma Invoice）是发货前的预开发票，用来让买家确认订单、付定金、开信用证或申请进口许可，不是收款或报税的凭证。商业发票（Commercial Invoice）在出货时开具，金额和数量以实际发货为准，用于清关和收款。
形式发票需要买家签字吗？
没有统一要求，但很多出口商会请买家签字盖章后回传，作为订单确认。生成器的形式发票默认带“买方确认”签字栏。
形式发票可以用来报关吗？
一般不能代替商业发票。少数国家在特殊情况下允许先凭形式发票申报，但要以目的国海关和你的报关行的要求为准。
买家要开信用证，形式发票要注意什么？
开证银行会照着形式发票写信用证，所以品名、数量、单价、贸易术语和指定地点、装运港和目的港、最迟装运日期、单据要求都要写准确。拿到信用证草稿后，再逐条和形式发票核对，发现不符要在开证前改。
形式发票发出后还能修改吗？
可以。修改后最好换一个版本号或日期重新发给买家，避免两份内容不同的形式发票同时流转。
单据可以用中文吗？
界面是中文，单据默认是英文，也可以切换成西班牙语、法语、葡萄牙语或德语。中文公司名、地址和品名在直接下载的 PDF 里也能印出来，简繁体都行；俄文、阿拉伯文等其他文字印不出时会先提示，可改用“打印”并选择“存储为 PDF”。
商业发票和装箱单也能做吗？
能，用的是同一份数据。在形式发票上点“转为商业发票”（报价单可以直接在“单据类型”里选商业发票）：编号变成 CI-2026-014，形式发票号作为参考保留，发票日期改为今天，并加上一行声明（不含任何认证）。再点“装箱单”，会列出同样的货物、件数、净重、毛重、体积和唛头，不含价格，编号为 PL-2026-014。几种单据是同一份草稿，用“单据类型”来回切换，不用重新填写。进口国对商业发票有什么具体要求，请向买方的报关行确认。
资料来源
- U.S. International Trade Administration, "Pro Forma Invoice", trade.gov/pro-forma-invoice（2026 年 10 月 19 日查阅，英文）。
- U.S. International Trade Administration, "Common Export Documents", trade.gov/common-export-documents（2026 年 10 月 19 日查阅，英文）。
- International Chamber of Commerce, Incoterms® 2020；Incoterms® 是国际商会的注册商标。
本页为一般信息，不构成法律、税务或报关建议。单据要求请与买家、银行和报关行确认。